O novo normal está aí! com a maioria das pessoas trabalhando de suas casas, a necessidade de realizar reuniões aumentou, mas isso não quer dizer que é uma tarefa fácil. Frequentemente eu recebo mensagens de empresários e líderes falando a mesma coisa: “Dione, não consigo fazer com que minhas reuniões rendam, sinto que estou perdendo tempo.” Mas deixa eu te ajudar: reuniões produtivas requerem um planejamento prévio e nem sempre esse planejamento é nítido na hora de montar a pauta. Com o distanciamento social ficamos mais reclusos então quando nos reunimos fica fácil de se perder em conversas paralelas, mas isso pode mudar. Aqui vão 4 dicas para otimizar suas reuniões e nunca mais ter aquele sentimento de “Essa reunião poderia ter sido um e-mail”. 1 • Defina uma pauta com antecedência. É vital que a equipe saiba sobre o que será tratado na reunião, reserve alguns dias antes da data marcada para definir a pauta, você pode dividir em tópicos os assuntos que serão falados, determinando tempo para eles, assim a equipe consegue ir direto ao ponto. 2 • Estimule as contribuições Uma reunião só é uma reunião porque todo mundo participa, caso contrário seria uma palestra ou apresentação. As pessoas que estão na reunião devem ser ativas nos assuntos, encoraje os participantes a trazerem suas visões para a mesa, assim elas podem ser analisadas, debatidas e aprovadas ou alteradas. 3 • Faça reuniões curtas Reuniões longas são difíceis de absorver e as pessoas podem perder o foco muito rápido, com reuniões curtas você otimiza o tempo em cima de um assunto específico a ser debatido. Com a atenção focada avidamente em um assunto só, uma reunião curta acaba gerando resultados melhores. 4 • Evite fofocas. Reuniões empresariais não são para contar detalhes e novidades da vida pessoal, procure criar e usar outros momentos para a equipe se conectar. Seja claro sobre o que está sendo discutido durante a reunião, e não abra brechas para assuntos pessoais antes de encerrar todos os itens da pauta. Como você viu, reuniões não são processos simples e podem facilmente sair do programado no novo normal, mas se você seguir essas 4 dicas suas chances de sucesso serão bem altas.
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